Tips : Logger vos actions dans Trello

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1. Introduction
2. Création des boutons
3. Création des automatisations
4. Conclusion
5. Bibliographie

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1. Introduction

Vous allez découvrir dans cet article la collecte de logs… d’un point de vue organisationnel. En effet, nous n’allons pas aborder les aspects de sécurité dans cet article mais comment logger vos actions dans l’outil d’organisation “Trello”. C’est un outil que j’utilise au quotidien et pour avoir un suivi plus macro de tous les sujets, j’utilise un système d’enregistrement de mes actions assez basique mais qui permet par la suite de faire le point sur les actions qui ont pris le plus de temps…

Bien entendu, Trello est un outil qui dans sa version payante permet de faire ce genre d’actions et bien plus encore, mais vous allez voir ici qu’avec la version gratuite et en à peine 10 minutes de configuration, vous pourrez avoir un système d’enregistrement des actions amplement suffisant pour un début.

2. Création des boutons

Comme l’outil Trello n’est pas devin des actions que nous faisons, nous allons utiliser des boutons “Start” et “Stop” qui vont correspondre tout simplement aux moments où je commence et termine l’action, me permettant de calculer le temps passé sur cette action.

Pour créer un bouton, il faut cliquer sur “Automatisation” puis “Boutons” comme vous pouvez le voir :

Ensuite vous créez votre premier bouton comme ceci :

Pour le bouton de démarrage des actions on effectue la configuration suivante :

1. Mettre la date de démarrage de la carte à l’instant où l’on clique sur le bouton
2. Ajouter l’étiquette “EN COURS” à la carte (il ne faut pas nécessairement que l’étiquette soit créée mais c’est préférable pour avoir une configuration personnalisée)
3. Mettre la carte en haut de la liste. Cette étape n’est pas nécessaire mais permet de mettre toutes les cartes en cours de travail en haut des listes

Ensuite, vous sauvegardez le bouton et nous pouvons passer au bouton “Stop”.

Si on détaille les actions, nous avons :

1. Enlever l’étiquette “EN COURS” de la carte
2. Ajouter un item à la checklist “Logs” (il n’y a pas de nécessité de la créer au préalable). Si on se penche sur le message ajouté nous avons :
   1. Le nom de la carte
   2. Le nom de la liste dans laquelle la carte est située
   3. Le nom de l’utilisateur ayant effectué l’action d’appuyer sur le bouton
   4. La date (sous un format particulier, je vous renvoie vers la documentation dans la Bibliographie pour plus de détails) de début de la carte (qui a été actionnée quand vous avez cliqué sur le bouton “Start”)
   5. La date actuelle, qui correspond donc à la date à laquelle vous cliquez sur le bouton “Stop”
3. Enlever la date de début de la carte

Maintenant que nous avons nos boutons, nous allons vérifier que tout cela fonctionne, si on ouvre une carte vous allez apercevoir les boutons nouvellement créés :

Nous allons cliquer sur les boutons “Start” puis “Stop” consécutivement et vous devrez obtenir les changements suivants :

3. Création des automatisations

Nous avons, dans la partie précédente, configuré les boutons “Start” et “Stop” qui vous permettent de débuter et stopper l’enregistrement d’une action. C’est un début, nous allons maintenant rajouter une automatisation qui va vous faciliter encore plus la tâche dans le logging.

En effet, imaginons que vous ayez plusieurs tâches (listes) sur votre tableau de bord et que vous démarriez l’enregistrement (en cliquant sur “Start”) depuis une tâche A, que vous déplacez la carte dans une tâche B en oubliant de stopper l’enregistrement. Cela implique que vous ne serez plus en mesure de distinguer le temps de travail pour la tâche A et la tâche B, vous n’aurez que le temps de travail global de tâche A+B. Ce n’est pas un drame en soi mais vous allez voir que via l’automatisation, vous pouvez contrer ces éventuels oublis.

Voici l’exemple imagé :

Vous allez dans la partie “Automatisations” comme dans la partie précédente mais cette fois-ci vous sélectionnez “Rules” puis vous créez la règle suivante :

Nous avons :

1. Le déclencheur de la règle, qui est le déplacement d’une carte vers la tâche B (ici “Mon action #2”) qui comporte une étiquette “EN COURS”. En effet, nous ne souhaitons pas que cette règle s’applique pour des cartes qui ne sont pas en cours de traitement.
2. Les actions faites si le déclencheur retourne “VRAI”. Nous allons ici effectuer les mêmes actions que nous avons configurées pour le bouton “Stop”

Si nous mettons en pratique cette règle, voici ce que cela donne sur une carte pour laquelle nous avons démarré l’enregistrement des actions en cliquant sur “Start” :

Nous constatons sur la deuxième image que la checklist comporte désormais un élément de plus, si on regarde plus en détail, nous pouvons voir que l’enregistrement pour “Mon action” a été fait mais que la carte est toujours en cours :

4. Conclusion

Pour conclure, il faut que vous gardiez en tête que, comme dit au début de cet article, ce type de fonctionnalité est possible pour le format payant de Trello. Ainsi, ce n’est pas une solution ultime d’enregistrement des actions mais pour superviser et faire le point sur vos projets cela peut être un bon début.

N’hésitez pas à me faire un retour sur ce que vous avez pensé de ce nouveau sujet qui m’a semblé intéressant à aborder puisque qu’il n’y a pas que la sécurité en informatique et il faut un minimum s’organiser pour exprimer le plus clairement possible ses idées 😁

Vous pouvez également faire part de vos petits tips sur la plateforme que je découvre encore et qui peuvent servir à tout le monde.

5. Bibliographie

• Liste des variables Trello : Time and date variables